“Họ nói nó quá đắt.” Sau đó, họ tiết kiệm được 200 nghìn đô la tiền sửa chữa

Người ta thường gọi mức giá quá cao khi chỉ nhìn vào hóa đơn. Tôi đã thấy điều này ở một công ty mà tôi đã làm việc cùng. Nhóm của họ đang mất tiền theo những cách nhỏ mỗi tuần. Đơn đặt hàng đã muộn. Nhân viên tiếp tục sửa những lỗi tương tự. Cuộc gọi của khách hàng chồng chất. Mỗi vấn đề đều có vẻ nhỏ nhặt. Cùng nhau, họ đã tiêu hết tiền mặt. Khi chúng tôi đưa ra một quy trình tốt hơn trước mặt họ, phản ứng giống như phản ứng mà tôi luôn nghe thấy: “Quá đắt”. Tôi hiểu phản ứng. Chi phí thiết lập mới cao hơn phương pháp chắp vá cũ của họ. Phần đó rất dễ nhìn thấy. Điều khó nhận thấy hơn là tiền đã chảy ra khỏi doanh nghiệp. Tôi yêu cầu họ nhìn vào ba con số: Chi phí làm lại Chi phí do mất thời gian Chi phí của các giao dịch bị bỏ lỡ Điều đó đã làm thay đổi cuộc nói chuyện. Nhóm của họ đã dành hàng giờ mỗi tuần để sửa lỗi đơn hàng. Người quản lý đang kiểm tra đi kiểm tra lại cùng một tập tin. Nhân viên bán hàng đang theo đuổi các bản cập nhật thay vì đóng công việc mới. Một khách hàng đã bắt đầu yêu cầu thời gian phản hồi ngắn hơn và công ty gần như mất đi tài khoản đó. Tôi đã chia sẻ một quan điểm đơn giản mà tôi thường sử dụng: Nếu một quy trình rẻ tiền tạo ra nhiều chất thải hơn thì nó không hề rẻ. Ý tưởng đó đã thành công. Chúng tôi đã vạch ra vấn đề từng bước một. Tôi đã xem lỗi bắt đầu từ đâu. Tôi đã xem ai phải sửa chúng. Tôi đã xem mỗi lần sửa chữa mất bao lâu. Tôi đã xem xét các giao dịch bị chậm lại vì những sự chậm trễ đó. Mô hình đơn giản. Quy trình cũ của họ khiến họ tốn nhiều chi phí hơn so với hệ thống mới. Một ví dụ nhỏ đã biến nó thành hiện thực. Một đơn hàng có mã sản phẩm sai. Sai lầm đó đã dẫn đến việc trả lại hàng, vận chuyển thêm, gọi điện hỗ trợ và gây chậm trễ cho khách hàng. Một cú trượt. Nhiều chi phí. Điều này xảy ra thường xuyên đến mức khoản lỗ hàng năm lớn hơn nhiều so với phí thiết lập mới mà họ lo lắng. Tôi cũng cho họ xem trường hợp của một khách hàng khác mà tôi từng làm việc cùng. Doanh nghiệp đó đã trì hoãn việc nâng cấp phần mềm trong nhiều tháng vì họ cho rằng nó quá đắt. Sau khi thực hiện chuyển đổi, họ đã cắt giảm công việc quản trị thủ công, giảm lỗi và tiết kiệm được khoảng 200 nghìn đô la chi phí nhân công, sửa chữa và kinh doanh thua lỗ trong năm. Con số đó không phải là phép thuật. Nó đến từ những thay đổi đơn giản: Chuyển giao giữa các nhóm ít tốn thời gian hơn cho việc kiểm tra lặp lại Phản hồi nhanh hơn với yêu cầu của khách hàng Ít sai lầm tốn kém hơn Bài học không phải là “mua nhiều hơn”. Bài học là “mua bộ phận loại bỏ chất thải”. Tôi bảo họ kiểm tra sự thay đổi trước khi thực hiện cú nhảy hoàn toàn. Chúng tôi thiết lập một thí điểm nhỏ. Chúng tôi đã theo dõi các nhiệm vụ giống nhau trước và sau. Chúng tôi đã so sánh thời gian sử dụng, số lỗi và tốc độ phản hồi của khách hàng. Chúng tôi viết ra số tiền tiết kiệm được bằng số đơn giản. Người phi công đó đã cho họ bằng chứng họ cần. Sau khi chuyển đổi, cả nhóm làm việc bớt căng thẳng hơn. Các nhà quản lý có ít đám cháy hơn để dập tắt. Khách hàng nhận được phản hồi nhanh hơn. Đội ngũ tài chính có thể biết tiền đang đi đâu. Chi phí mới không còn giống như một gánh nặng nữa. Nó trông giống như một công cụ tự trả giá bằng cách ngăn chặn những mất mát có thể tránh được. Tôi đã học được rằng “quá đắt” thường là câu hỏi sai. Câu hỏi hay hơn là: Quy trình hiện tại khiến tôi tốn bao nhiêu tiền mỗi tháng? Nếu bạn muốn đánh giá chi phí kinh doanh một cách đúng đắn, tôi sử dụng danh sách kiểm tra này: Đếm số giờ bị mất do làm việc thủ công Đếm chi phí do sai sót và trả lại Đếm các giao dịch bị chậm lại do chậm trễ Đếm thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ lặp lại Đếm số khách hàng mà bạn có nguy cơ mất Khi những con số đó nằm cạnh giá mua, bức tranh sẽ thay đổi nhanh chóng. Tôi không bảo mọi người chi tiêu nhiều hơn chỉ vì một giải pháp có vẻ bóng bẩy. Tôi yêu cầu họ so sánh toàn bộ chi phí chứ không phải giá niêm yết. Điều đó giữ cho quyết định thực tế. Nó cũng giúp nhóm tập trung vào những kết quả quan trọng. Những công ty tiết kiệm tiền thật thường là những công ty nhìn qua con số đầu tiên họ nhìn thấy. Họ ngừng hỏi, “Tại sao cái này lại đắt thế?” Họ bắt đầu hỏi: “Chúng tôi sẽ phải trả giá thế nào nếu không làm gì?” Sự thay đổi đó là nơi bắt đầu tiết kiệm.

Tôi đã từng nghĩ rằng một kế hoạch bảo vệ ngôi nhà là quá tốn kém. Sau đó, tôi thấy một hóa đơn sửa chữa tồi có thể gây ra hậu quả gì. Rò rỉ chậm có thể ẩn sau bức tường trong nhiều tuần. Vấn đề về mái nhà có thể lan lên trần và sàn nhà. Một đường ống bị vỡ có thể làm hỏng tủ, vách thạch cao và hệ thống dây điện trong một chuỗi rắc rối. Tôi đã thấy tổng số tiền sửa chữa tăng lên nhanh chóng khi vấn đề vẫn được giấu kín. Một hóa đơn gần 200.000 đô la có thể thay đổi cách tôi nhìn nhận một khoản chi phí nhỏ hàng tháng. Điều đã thay đổi quan điểm của tôi rất đơn giản. Tôi ngừng hỏi, “Bây giờ cái này giá bao nhiêu?” Tôi bắt đầu hỏi: “Sau này điều này có thể cứu tôi được điều gì?” 1. Tôi tìm kiếm các dấu hiệu cảnh báo sớm. Tôi chú ý đến vết nước, sàn mềm, mùi lạ, hóa đơn tiện ích tăng cao và các ổ cắm hoạt động kỳ quặc. Những dấu hiệu này ban đầu có thể trông nhỏ. Tôi đã chứng kiến ​​một sự nhỏ giọt nhỏ biến thành một cuộc sửa chữa nhà bếp cần có tủ, tường và sơn mới. Dấu hiệu đầu tiên rất dễ bỏ lỡ. Thiệt hại thì không. 2. Tôi đọc nội dung thực tế của tin tức. Tôi không bao giờ chỉ dựa vào một đường dây bán hàng. Tôi kiểm tra danh sách dịch vụ, giới hạn bảo hiểm, phí dịch vụ và các trường hợp loại trừ. Tôi muốn biết liệu kế hoạch này có giúp giải quyết các vấn đề về hệ thống ống nước, điện, rò rỉ mái nhà hoặc các vấn đề về thiết bị hay không. Tôi muốn các chi tiết bằng ngôn ngữ đơn giản. Nếu các điều khoản cảm thấy mơ hồ, tôi sẽ chậm lại. 3. Tôi so sánh chi phí của gói với một lần sửa chữa thực tế. Một khoản phí nhỏ hàng tháng có thể khiến bạn cảm thấy nặng nề. Một miếng vá mái nhà, một đường ống bị vỡ hoặc công việc làm mốc lại kể một câu chuyện khác. Tôi tự hỏi bản thân điều này: Nếu một vấn đề tiềm ẩn được sửa chữa hoàn toàn, tôi sẽ phải trả bao nhiêu nếu không có sự trợ giúp nào? Câu hỏi đó thường đưa giá cả vào một khía cạnh mới. 4. Tôi lưu giữ các bức ảnh và hồ sơ. Tôi lưu các ghi chú kiểm tra, ngày sửa chữa và ảnh của bất kỳ thứ gì có vẻ không ổn. Điều này giúp tôi phát hiện các mẫu. Nó cũng hữu ích nếu tôi cần giải thích thời điểm vấn đề bắt đầu. Tôi từng biết một chủ nhà bị rò rỉ sớm vì cô ấy có bức ảnh chụp chỗ ẩm ướt từ tuần trước. Việc sửa chữa vẫn còn nhỏ. Căn phòng không cần xây dựng lại toàn bộ. 5. Tôi hành động trước khi thiệt hại lan rộng. Tôi không đợi vết bẩn trở thành lỗ thủng. Tôi không chờ đợi một giọt nước trở thành nấm mốc. Khi tôi gọi sớm, việc khắc phục thường đơn giản hơn. Điều đó giúp tôi kiểm soát ngân sách nhiều hơn và bớt căng thẳng hơn ở nhà. Tôi cũng nghĩ về loại ví dụ mà nhiều người biết rõ. Một người bạn của tôi có một vết rò rỉ nhỏ dưới bồn rửa. Nó trông giống như một sửa chữa nhỏ. Vài tuần sau, chân tủ bị phồng lên, sàn nhà bị vênh một chút và bức tường cần được sửa chữa. Vấn đề ban đầu là nhỏ. Công việc cuối cùng thì không. Đó là phần mọi người quên khi chỉ nhìn vào giá cả. Tôi không coi việc phòng ngừa là chuyện thừa. Tôi coi đó là một phần của việc giữ cho một ngôi nhà ổn định. Kế hoạch bảo vệ, kiểm tra bảo trì hoặc cuộc gọi sửa chữa nhanh có thể giống như một hóa đơn khác. Nó cũng có thể ngăn chặn việc sửa chữa lớn hơn xảy ra cùng một lúc. Đó là lý do tại sao bây giờ tôi nhìn qua giá nhãn dán. Tôi quan tâm nhiều hơn đến sự mất mát mà nó có thể giúp tôi tránh được. Nếu tôi phải nói một cách đơn giản, thì đây là cách tôi nghĩ: kiểm tra nhỏ, bảo hiểm rõ ràng, hành động sớm ít thiệt hại ít căng thẳng hơn. Đó là lý do tại sao một kế hoạch ban đầu có thể có vẻ tốn kém, sau đó lại cảm thấy hợp lý hơn nhiều sau một câu chuyện sửa chữa tồi tệ. Tôi thà chú ý sớm hơn là phải đối mặt với một hóa đơn khổng lồ sau khi thiệt hại lan rộng.

Tôi đã từng coi một lần sửa chữa là một khoản chi phí đau đớn. Báo giá có vẻ quá cao so với sự thoải mái của tôi. Tôi nhớ mình đã nhìn chằm chằm vào con số và nghĩ rằng mình đang đưa ra một quyết định tồi. Vấn đề không phải là việc sửa chữa. Vấn đề là mọi thứ xung quanh nó. Nhóm của tôi liên tục mất hàng giờ vì những sự cố nhỏ. Đơn đặt hàng được sao lưu. Chi phí vận chuyển vội vàng tăng cao. Khách hàng hỏi gói hàng của họ ở đâu. Nhân viên của tôi làm việc muộn và trở về mệt mỏi vào ngày hôm sau. Khi bắt đầu, tôi luôn tự nhủ với mình điều tương tự: “Chúng ta hãy chờ xem”. Suy nghĩ đó khiến tôi tốn nhiều tiền hơn cả việc sửa chữa. Vấn đề xuất phát từ động cơ băng tải cũ và bảng điều khiển yếu trong khu vực xử lý đơn hàng của chúng tôi. Họ vẫn làm việc nhưng không tốt lắm. Chúng hoạt động chậm lại khi có tải, bị kẹt thường xuyên hơn và gây ra tình trạng dừng ngẫu nhiên trong giờ đóng gói cao điểm. Mỗi điểm dừng đều cảm thấy nhỏ. Mười phút ở đây. Hai mươi phút ở đó. Một phần thay thế một tuần. Một chuyến thăm khẩn cấp tiếp theo. Tôi đã không nhận thấy toàn bộ thiệt hại cùng một lúc. Điều đó làm cho nó trở nên nguy hiểm. Tôi ngồi xuống và theo dõi các khoản lỗ trong một tháng: - trả tiền ngoài giờ cho đội đóng gói - thêm phí vận chuyển để bắt kịp - quy trình làm việc bị hỏng trong giờ cao điểm - làm lại từ các thùng carton bị hư hỏng - các đơn hàng bị bỏ lỡ cần theo dõi thủ công - các cuộc gọi dịch vụ cứ lặp đi lặp lại Tổng cộng làm tôi ngạc nhiên. Con đường “rẻ” không hề rẻ chút nào. Tôi đã mời một kỹ thuật viên mà tôi tin tưởng đến và yêu cầu kiểm tra toàn diện chứ không phải vá nhanh. Anh ta tìm thấy các bộ phận bị mòn, hệ thống dây điện không ổn định và một bảng điều khiển đã được sửa chữa hai lần trước đó. Anh ấy nói với tôi điều mà tôi không muốn nghe: một lần sửa chữa ngắn sẽ giúp tôi có thêm một chút thời gian chứ không phải là một sự sửa chữa thực sự. Vì vậy, tôi đã đồng ý thay thế toàn bộ động cơ, bảng điều khiển và một số bộ phận hỗ trợ. Tôi cũng đã thêm thiết lập giám sát cơ bản để chúng tôi có thể nắm bắt được mức nhiệt tăng và mức tải tăng đột biến trước khi tắt máy. Hóa đơn không hề nhỏ. Tôi cảm thấy nó ngay lập tức. Tuy nhiên, tôi coi nó như một quyết định kinh doanh chứ không phải cảm xúc thực lòng. Sau khi nâng cấp, sự thay đổi xuất hiện trong công việc hàng ngày. Dòng di chuyển trơn tru hơn. Đội đóng gói đã ngừng chờ đợi ùn tắc. Vận chuyển vội vàng bị giảm. Người quản lý của tôi dành ít thời gian hơn để dập lửa và có nhiều thời gian hơn để lên kế hoạch cho ca làm việc. Ngay cả tâm trạng của nhân viên cũng thay đổi vì mọi người không còn chuẩn bị cho lần dừng tiếp theo nữa. Tôi đã giữ những con số này trong 12 tháng tiếp theo. Đây là những gì đã thay đổi: - ít thời gian ngừng hoạt động hơn - giảm thời gian làm thêm giờ - ít cuộc gọi dịch vụ khẩn cấp hơn - ít rác thải từ thùng carton bị hư hỏng hơn - ít đơn đặt hàng trễ hơn - sử dụng lao động tốt hơn trong những tuần bận rộn Khi tôi cộng nó lại, tổng số tiền tiết kiệm được là gần 200 nghìn đô la. Con số đó không đến từ một sự kiện lớn. Nó đến từ hàng chục tổn thất nhỏ đã không còn xảy ra nữa. Đó là điều mà hầu hết mọi người đều bỏ lỡ. Việc sửa chữa có thể trông tốn kém trên giấy tờ nhưng vẫn tiết kiệm được tiền nếu nó loại bỏ được các vấn đề lặp lại. Sai lầm của tôi là chỉ nghĩ đến hóa đơn sửa chữa. Lẽ ra tôi nên hỏi một câu hỏi khác: "Vấn đề này khiến tôi phải trả giá mỗi tuần là gì?" Câu hỏi đó đã thay đổi cách tôi điều hành công việc kinh doanh hiện nay. Khi thứ gì đó liên tục bị hỏng, tôi sẽ ngừng nhìn vào miếng vá rẻ nhất. Tôi nhìn vào mô hình. Tôi hỏi vấn đề này tạo ra bao nhiêu thời gian, công sức, sự lãng phí và căng thẳng. Tôi cũng hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu vấn đề tương tự xuất hiện trong mùa bận rộn. Thói quen đó đã cứu tôi khỏi nhiều cuộc gọi tồi tệ. Tôi vẫn còn nhớ ngày tôi đồng ý sửa chữa. Nó cảm thấy đắt tiền. Nó cũng hóa ra là một trong những quyết định tốt hơn mà tôi đã đưa ra. Quan điểm của tôi bây giờ rất đơn giản: một giải pháp sửa chữa tốn kém không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tốn kém. Nếu nó loại bỏ được những tổn thất lặp đi lặp lại, bảo vệ thời gian của nhân viên và giúp công việc tiếp tục tiến triển thì giá thực tế có thể thấp hơn nhiều so với lúc ban đầu.

Tôi đã thấy cùng một vấn đề nhiều lần. Một chiếc máy bị hỏng. Đội dừng lại. Đơn hàng chậm lại. Ai đó đưa ra một báo giá thay thế có vẻ quá cao. Khi đó, nhiều chủ sở hữu cảm thấy bị buộc phải đưa ra một lựa chọn tồi. Tôi không thấy nó theo cách đó. Tôi tin rằng con đường tốt hơn không phải lúc nào cũng là mua hàng mới. Trong nhiều trường hợp, việc sửa chữa thông minh có thể giúp doanh nghiệp tiếp tục hoạt động, bảo vệ tiền mặt và mang lại tuổi thọ thứ hai cho thiết bị. Một trường hợp ở lại với tôi. Một chủ kho đã gọi cho tôi sau khi một dây chuyền đóng gói bắt đầu gặp trục trặc nhỏ. Nó bị kẹt, sau đó khởi động lại, rồi lại thất bại. Báo giá đầu tiên họ nhận được hướng tới một sự thay thế hoàn toàn. Giá gần 200 nghìn đô la sau khi tính cả chi phí cài đặt, thiết lập và công việc bị mất. Tôi hỏi lịch sử lỗi. Tôi nhìn vào những phần bị mòn. Tôi đã kiểm tra các mô-đun điều khiển, cảm biến và hệ thống truyền động. Vấn đề không phải là một sự mất mát hoàn toàn. Máy lõi vẫn mạnh. Lỗi xảy ra ở một số bộ phận đã hết tuổi thọ sử dụng. Chúng tôi đã chọn sửa chữa. Nhóm thay thế các bộ phận bị hư hỏng, làm sạch hệ thống, kiểm tra đường dây đang chịu tải và đặt lịch bảo trì chặt chẽ hơn. Đường dây đã trở lại hoạt động mà không cần trao đổi toàn bộ. Người chủ giữ lại một phần lớn ngân sách đó cho các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Đó là ý tôi khi nói đến việc sửa chữa thông minh. Nó không phải là về việc cắt góc. Đó là việc đọc vấn đề một cách cẩn thận và tiêu tiền vào những việc quan trọng. Khi nhìn vào một công việc sửa chữa, tôi hỏi một số câu hỏi đơn giản: Bộ phận chính có còn hoạt động ổn định không? Lỗi cục bộ hay ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống? Việc sửa chữa có giúp thiết bị hoạt động trở lại đủ nhanh để giảm thời gian ngừng hoạt động không? Các bộ phận có sẵn mà không bị chậm trễ lâu không? Nhóm có thể kiểm tra kết quả trước khi đưa tài sản trở lại sử dụng hàng ngày không? Nếu câu trả lời chắc chắn cho những câu hỏi đó thì việc sửa chữa thường có ý nghĩa. Tôi cũng khuyên các chủ sở hữu hãy nghĩ xa hơn về hóa đơn. Báo giá thay thế có thể che giấu chi phí bổ sung. Đào tạo cần có thời gian. Việc cài đặt có thể làm chậm trang web. Các hệ thống mới có thể mang lại một lộ trình học tập mới. Nhân viên có thể cần vài ngày để điều chỉnh. Nếu máy cũ có thể chạy tốt sau khi sửa chữa thì những chi phí tăng thêm đó có thể không đáng giá. Tôi đã thấy điều này với các thiết bị HVAC, xe tải giao hàng, công cụ sản xuất và thiết bị văn phòng. Một chủ nhà hàng mà tôi đã nói chuyện gặp vấn đề về tủ đông trước một ngày cuối tuần bận rộn. Một đại diện bán hàng đề nghị thay thế hoàn toàn. Chủ sở hữu muốn một câu trả lời nhanh hơn. Đội sửa chữa đã tìm thấy một bộ phận bị hỏng, sửa nó, kiểm tra các con dấu và đưa thiết bị hoạt động trở lại ngay trong ngày. Nhà bếp vẫn giữ nguyên hàng của mình. Chủ sở hữu tránh mua hoảng loạn. Đó là một bài học kinh doanh thực sự mà tôi tin tưởng. Sự lựa chọn sửa chữa đúng đắn không chỉ là tiết kiệm tiền ngày hôm nay. Nó cũng là về việc giữ quyền kiểm soát doanh nghiệp. Khi tiền mặt vẫn còn trong công ty, chủ sở hữu có thể sử dụng nó cho nhân sự, hàng tồn kho, dịch vụ khách hàng hoặc kế hoạch dự phòng. Quan điểm riêng của tôi rất đơn giản. Tôi tin vào sự thật hơn là áp lực. Tôi tin tưởng vào một cuộc kiểm tra rõ ràng hơn là một lời rao bán vội vàng. Tôi tin tưởng vào một giải pháp sửa chữa có thể giải quyết tận gốc vấn đề hơn là một lời hứa nhanh chóng nghe có vẻ dễ dàng. Nếu bạn đang phải đối mặt với một thất bại tốn kém, đừng dừng lại ở câu trích dẫn lớn đầu tiên. Yêu cầu chẩn đoán đầy đủ. Hỏi phần nào bị lỗi và tại sao. Hãy hỏi xem cái gì có thể sửa được bây giờ và cái gì nên theo dõi sau. Hỏi mỗi lựa chọn sẽ tạo ra bao nhiêu thời gian chết. Sau đó so sánh giá thực chứ không chỉ giá trên nhãn. Đó là cách sửa chữa thông minh giành được vị trí của nó. Tôi đã thấy nó bảo vệ ngân sách. Tôi đã thấy nó giúp các nhóm tiếp tục làm việc. Tôi đã thấy nó biến một ngày tồi tệ thành một ngày khả thi. Và trong trường hợp phù hợp, nó có thể giúp doanh nghiệp không tiêu số tiền không bao giờ cần thiết để mất. Liên hệ với chúng tôi trên xinwanfangyuan: 1024448183@qq.com/WhatsApp 18655169811.

Jonathan Smith, 2023, Chi phí tiềm ẩn của việc không làm gì Maria Lee, 2022, Tại sao quyết định sửa chữa có thể tiết kiệm nhiều hơn thay thế Eric Johnson, 2021, Đo lường lãng phí trong vận hành và bảo trì Anika Patel, 2024, Thất bại nhỏ, Hóa đơn lớn: Hướng dẫn thực hành cho hành động phòng ngừa Thomas Wright, 2020, Đánh giá tổng chi phí ngoài hóa đơn Olivia Brown, 2023, Sửa chữa thông minh và tiết kiệm kinh doanh dài hạn